Das Ombudsgremium der DGPs

Seit 2020 verfügt die Deutsche Gesellschaft für Psychologie über ein zentrales Ombudsgremium. Dieses beschäftigt sich mit Fragen der guten wissenschaftlichen Praxis, wissenschaftlichem Fehlverhalten, sowie mit Fehlverhalten am Arbeits- und Studienplatz an psychologischen Instituten in Deutschland.

Zu den Aufgaben des Ombudsgremiums gehört es, als Ansprechpartner bei Fragen bezüglich eines Verdachts oder einer Beobachtung wissenschaftlichen Fehlverhaltens oder Fehlverhaltens am Arbeitsplatz zu dienen. Welche besonderen Verhaltensweisen diesen Formen von Fehlverhalten möglicherweise zufallen, kann der vorliegenden Ordnung entnommen werden. Das Ombudsgremium kann in verschiedenen Formen Unterstützung bieten, etwa durch beratende Einschätzung des Sachverhalts und relevanter Anlaufstellen bis hin zu einer anonymisierten Kontaktaufnahme mit relevanten Ansprechpartner*innen der jeweiligen Forschungseinrichtung.

Zu Anlaufstellen der DFG und der lokalen Universitäten und Forschungsinstitute stellt das Ombudsgremium der DGPs ein ergänzendes Angebot dar. Es versteht sich als niederschwellige Anlaufstelle, die angesprochen werden kann, wenn Ratsuchende sich (noch) nicht an eine institutionelle Ombuds- oder Ethikkommission wenden möchten oder diese keine Unterstützung leistet (nicht jedoch wenn eine anderes Gremium den Fall bereits abschließend bearbeitet hat oder derzeit in Bearbeitung hat). Dieses Angebot richtet sich an alle angehenden und ausgebildeten Psycholog*innen und deren Mitarbeiter*innen an deutschen Hochschul- und Forschungseinrichtungen, sowie an alle DGPs-Mitglieder im Zusammenhang mit den oben genannten Fragen.

Der Erstkontakt mit dem Ombudsgremium erfolgt per Email an ombudsgremium(at)dgps.de oder, wenn gewünscht, direkt mit einem Mitglied des Ombudsgremiums. Kontaktaufnahmen werden in der Regel innerhalb von längstens 7 Tagen beantwortet.

Weitere Informationen zur Zuständigkeit des Ombudsgremiums sowie zum Verfahrensablauf finden sich in der Ordnung.

 

Mitglieder des Ombudsgremiums

Das Ombudsgremium setzt sich derzeit aus vier Mitgliedern zusammen. Diese werden vom Vorstand der Deutschen Gesellschaft für Psychologie für vier Jahre ernannt. Eine Kontaktaufnahme ist über die allgemeine E-Mail-Adresse und – falls gewünscht – ohne Preisgabe der Identität möglich. Die Kontaktaufnahme wird vertraulich behandelt und kann ausschließlich von den aktuellen Mitgliedern des Ombudsgremiums eingesehen werden. Ist dies gewünscht, kann auch über ihre dienstlichen Email-Adressen direkt Kontakt zu den einzelnen Mitgliedern der Ombudsstelle aufgenommen werden.

  • Allgemein: ombudsgremium@dgps.de

Aktuell gehören dem Gremium an:

 

Datenschutz und Datenspeicherung

Das Ombudsgremium unterscheidet zwischen Speicherung der anfallenden Daten zur Bearbeitung eines aktuellen Falles und Langzeitarchivierung von Daten abgeschlossener Fälle. Darüber hinaus führt das Ombudsgremium auch anonyme Statistiken über seine Tätigkeit.

Speicherung

Um Fälle effektiv bearbeiten zu können ist es notwendig, verschieden Datentypen auf unterschiedliche Art und Weise zu speichern. Die Kommunikation mit dem Ombudsgremium erfolgt zunächst per Email. Wird die allgemeine Email-Adresse ombudsgremium@dgps.de verwendet, so werden die Daten auf den Servern von IONOS (hier mehr zu Datenschutz und technischer Sicherheit (https://www.ionos.de/hilfe/datenschutz von IONOS) gespeichert. Erfolgt der Kontakt über die dienstlichen Email-Adresse, so gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Institution.
Handschriftliche Notizen, die im Laufe eines Verfahrens entstehen, verbleiben zunächst im Besitz der Ombudsperson, die für ihre Sicherheit Sorge trägt. Bei der Langzeitarchivierung werden diese Notizen digitalisiert (s.u.), die Originale anschließend vernichtet. Digitale Dokumente und Dateien, die Mitglieder des Ombudsgremiums im Laufe eines Falles erhalten, werden auf Servern des Speicherdienstes DRACOON abgelegt, wo sie auch langfristig archiviert werden (s.u.). Ggf. werden lokale Kopien erstellt, wenn dies zur Ansicht der Dateien notwendig ist.

Langzeitarchivierung

Nach Empfehlung des Ombudsman für die Wissenschaft [https://ombudsman-fuer-die-wissenschaft.de/] werden alle zur Einschätzung und Arbeit des Ombudsgremiums relevanten Daten (Dokumente, Gesprächs- und Gedankenprotokolle, Schreiben, E-Mails) digitalisiert und zum Schutz aller Beteiligten für einen Zeitraum von 15 Jahren aufbewahrt. Das Ombudsgremium verwendet für diese Archivierung den Speicherdienst DRACOON (hier mehr zu Datenschutz und technischer Sicherheit [https://www.dracoon.com/de/datenschutz] von DRACOON). Alle gespeicherten Daten werden vertraulich behandelt. Es haben zu jedem Zeitpunkt nur die aktuellen Mitglieder des Ombudsgremiums Zugriff auf die Daten. Ehemalige Mitglieder, die einen bestimmten Fall bearbeitet haben, können zu einem späteren Zeitpunkt bei Rückfragen und Unklarheiten ggf. hinzugezogen werden. Nach Ablauf der 15 Jahre werden alle gespeicherten Daten, die mit einem Fall zu tun haben, vernichtet.
Es gibt unterschiedliche Gründe für dieses Speicherinteresse: Verfahrensbeteiligte können sich so nach Verfahrensabschluss noch einmal mit Rückfragen zum Verfahren an das Ombudsgremium wenden, bspw. wenn sich eine beteiligte Partei nach einem Verfahren nicht an getroffene Vereinbarungen hält. Auch gewährt es den Schutz von Personen, wenn sich eine Hinweisgeber*in wiederholt über den gleichen Sachverhalt an das Ombudsgremium wendet, weil er/sie mit der Einschätzung nicht einverstanden war. Auch das wiederholte Streuen falscher Anschuldigungen durch die gleiche Person kann nur entdeckt werden, wenn ältere Daten noch verfügbar sind und neue Mitglieder des Ombudsgremiums, die an Fällen nicht beteiligt waren, Zugriff auf diese Daten haben. Aus Sicht der guten wissenschaftlichen Praxis ist Speicherung der Falldaten aus der Ombudsarbeit nicht zuletzt im Hinblick auf das institutionelle Lernen erforderlich.

Berichte und Tätigkeiten

Das Ombudsgremium führt aktuell eine Umfrage durch, um möglichst genau zu erfassen, wie viele Personen wissenschaftliches Fehlverhalten sowie Fehlverhalten am Arbeitsplatz bereits erlebt haben oder erleben, um uns einen repräsentativen Eindruck über den Stand der akademischen Psychologie und systemische Probleme im Wissenschaftsbetrieb Deutschland zu machen.

https://unikoelnpsych.eu.qualtrics.com/jfe/form/SV_79T4dU50rP4DOvP

Das Ombudsgremium das Ziel, das Angebot möglichst passgenau auf die derzeitigen Bedürfnisse von Wissenschaftler*innen auszurichten. Dazu brauchen wir Ihre Eindrücke und Erfahrungen.
Für uns ist jede Stimme wichtig! Sollten Sie oft, wenige Male, einmal oder auch nie derartige Erfahrungen gemacht haben – bitte nehmen Sie sich die 2 (max. 12) Minuten Zeit, um uns Ihre Eindrücke zu vermitteln.
Selbstverständlich ist die Umfrage anonym, und es werden keine personenbezogenen Informationen abgefragt oder gespeichert.



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